數(shù)據(jù)隱私保護(hù)升級：HR如何合規(guī)管理員工個人信息？

發(fā)布于：05-13

在數(shù)據(jù)隱私保護(hù)升級的背景下，HR合規(guī)管理員工個人信息需從制度、技術(shù)、流程等多方面入手，具體措施如下：

建立健全管理制度

企業(yè)應(yīng)建立完善的員工信息管理制度，明確員工個人信息的收集、存儲、使用、加工、傳輸、提供、公開、刪除等全流程操作規(guī)范，確保有章可循。處理員工個人信息應(yīng)遵循合法、正當(dāng)、必要和誠信原則，不得過度收集。例如，僅收集與員工工作相關(guān)的數(shù)據(jù)，避免收集敏感個人信息（如宗教信仰、健康狀況等），除非法律要求或出于業(yè)務(wù)需要。在收集員工個人信息前，應(yīng)以顯著方式、清晰易懂的語言真實、準(zhǔn)確、完整地向員工告知個人信息處理者的名稱或姓名和聯(lián)系方式、處理目的、處理方式、處理的個人信息種類、保存期限等事項，并取得員工的同意。

加強技術(shù)防護(hù)措施

采用高標(biāo)準(zhǔn)的加密算法對員工的敏感數(shù)據(jù)進(jìn)行加密存儲和傳輸，確保數(shù)據(jù)在存儲和傳輸過程中的安全性。例如，使用SSL/TLS協(xié)議對平臺與用戶之間的數(shù)據(jù)傳輸進(jìn)行加密，防止數(shù)據(jù)在傳輸過程中被竊取。要求用戶在登錄系統(tǒng)時提供多種身份驗證信息，如密碼、驗證碼、指紋識別等，確保只有經(jīng)過驗證的用戶才能訪問平臺，降低賬戶被盜用的風(fēng)險。記錄所有用戶的操作行為，包括用戶登錄和登出時間、數(shù)據(jù)訪問和修改記錄、管理員操作記錄等，通過分析這些日志，實時監(jiān)控平臺的使用情況，發(fā)現(xiàn)是否存在未經(jīng)授權(quán)的數(shù)據(jù)訪問或其他可疑行為，及時發(fā)現(xiàn)并應(yīng)對潛在的安全威脅。

規(guī)范信息處理流程

通過角色和權(quán)限的分級管理，為不同崗位的員工設(shè)定不同的訪問權(quán)限，確保員工只能訪問與其工作相關(guān)的數(shù)據(jù)。例如，人力資源管理者可以訪問全員的個人信息，而普通員工只能訪問自己的個人信息。向其他個人信息處理者提供員工個人信息時，應(yīng)向員工告知接收方的名稱或姓名、聯(lián)系方式、處理目的、處理方式和個人信息的種類，并取得員工的單獨同意。接收方應(yīng)在上述處理目的、處理方式和個人信息的種類等范圍內(nèi)處理個人信息，變更原先的處理目的、處理方式的，應(yīng)重新取得員工同意。在員工離職或不再需要某些數(shù)據(jù)時，及時刪除相關(guān)數(shù)據(jù)，避免數(shù)據(jù)過期或冗余，減少隱私泄露的風(fēng)險。

強化員工培訓(xùn)與監(jiān)督

定期組織員工參加數(shù)據(jù)隱私保護(hù)培訓(xùn)，提高員工對個人信息保護(hù)重要性的認(rèn)識，增強員工的隱私保護(hù)意識。鼓勵員工對違反數(shù)據(jù)隱私保護(hù)規(guī)定的行為進(jìn)行監(jiān)督和舉報，對舉報屬實的員工給予獎勵，及時發(fā)現(xiàn)和處理違規(guī)行為。

應(yīng)對法律風(fēng)險與挑戰(zhàn)

密切關(guān)注國家和地方關(guān)于數(shù)據(jù)隱私保護(hù)的法律法規(guī)變化，及時調(diào)整企業(yè)的信息管理制度和操作流程，確保企業(yè)的合規(guī)性。制定數(shù)據(jù)泄露等安全事件的應(yīng)急處理預(yù)案，一旦發(fā)生安全事件，能夠及時采取措施，減少損失，并按照規(guī)定向相關(guān)部門報告。